CBR Managing Money Kelompok 3

I.                   Pengantar

Untuk layanan pengetahuan, strategi keuangan dan penganggaran adalah dua sisi dari koin yang sama. Mereka yang bertanggung jawab manajemen untuk layanan pengetahuan harus terlebih dahulu mengidentifikasi apa pekerjaan mereka akan menyediakan-produk, jasa dan konsultasi yang akan berasal dari fungsi layanan pengetahuan. Pada saat yang sama, mereka harus mengidentifikasi pendukung dan juara dengan siapa mereka dapat berbagi antusiasme mereka untuk pekerjaan yang mereka lakukan. (Guy St Clair dan Martina J. Reich1 )

Kebanyakan manajer yang segaja putus asa dalam mengelolah anggaran pribadi didalam perpustakaan yang secara efektif. Bahkan berfikir menghindari tanggung jawab yang diberikan oleh lembaga. Pengelola perpustakaan meskipun menguasai matematika dan pemahaman angka, yang di perlukan dalam organisasinya adalah mengelolah uang yang membutuhkan akal sehat dan kemauan untuk memiliki intuisi bagi lembaganya. Dan jika berada pada posisi sebagai penanggung jawab anggaran maka harus menguasai akuntasi, membaca dan memahami laporan akutansi di perpustakaan. Dan juga harus mempelajarin pengambilan keputusan tentang anggran institusi tersebut dan berfikir bagaimana unutk membuat yang mana yang lebih di prioritaskan demi kebaikan lembaga.

Sebagai catatan Lisl Zach: “Dalam rangka untuk bersaing secara efektif untuk sumber daya, penting bagi pustakawan dan profesional informasi untuk menggabungkan gagasan-gagasan yang mendasari pengelolaan keuangan ke dalam operasi sehari-hari mereka dan menjadi nyaman dengan kosa kata dan teknik penganggaran.”

II.                Ringkasan isi buku

a.      Akutansi

Perpustakaan umum dan lembaga pemerintah lainnya harus mematuhi dengan standar akutansi yang diamanatkan. Yang terbaru adalah GASB ( singkatan Governmental Accounting Standards Board, sebuah lembaga independen nirlaba yang mengeluarkan untuk palporan keuangan pemerintah lebih lanjut tentang GASB dan perannya dapat ditemukan melalui situs   http:// haplr -index.com/gasb34faq.htm.

Kegiatan kautansi adalah mebicarakan bagaimana mengukur biaya dalam setiap kebutuhan perpustakaan pada setiap keguatan. Mengurangi biaya dengan menganalisis kegiatan dalam tugas-tugas utama yang lebih penting dalam kemajuan perpustakaan pada tujuannya.

Secara tradisional, lembaga menggunakan salah sau dari dua metode akuntansi, yaitu uang tunai dan akrual berbasis. Akrual berbasis biaya catatan akuntansi ketika item atau jasa ang di beli tidak peduli ketika di tagihan di bayar dan pendaptan ketika ditagih tidak peduli ketika di terima.. catatan akutansi berbasis kas biaya ketika benar-benar dibayarkan, dan pendapatan ketika di terima. Akutansi berbasis akrual juga menyebar nilai asset modal di masa manfaat asset tersebus bukan hanya meloparkan nilai pembelian mereka di tahuan pembelian seperti akutansi berbasis kas.

Seorang manajer harus mampu memiliki kemapuan akutansi. Oleh karena itu manajer harus mampu mempersiapkan atau mengaudit laporan keuang yang ada di lembaga perpustakaan dalam seiap kegiatan yang berhubungan dengan uang harus dilaporkan dan memperhitungakan apa saja yang perlu di danai dan tidak di danai dalam kebutuhan perpustaakaan itu sendiri.

  

b.      Membuat Anggaran

Pada dasarnya, anggaran merupakan kegiatan memperkirakan biaya berbagai kegiatan perpustakaan selama periode waktu tertentu (biasanya satu tahun). Dimana anggaran mengalokasikan sumber daya perpustakaan menuju tujuan perpustakaan, meletakkan rencana belanja untuk tahun berikutnya. Setelah penetapan anggaran, ketua dan tim perpustakaan bertanggungjawab untuk mengikuti anggaran yang sudah dibuat atau ditetapkan. Anggaran yang dibuat biasanya mencakup biaya pengeluaran atau masukan yang diperoleh perpustakaan. Setiap masukan atau pengeluaran yang dilakukan memerlukan bukti dalam bentuk laporan tertulis. 

Perpustakaan yang lebih besar dapat menggunakan petugas anggaran yang memikul tanggung jawab utama untuk anggaran keseluruhan lembaga. Petugas anggaran akan bertugas dalam memastikan dana yang dimiliki perpustakaan sesuai dengan pengeluaran yang akan dilakukan. Jika perpustakan tidak memiliki dana maka petugas anggaran berperan dalam mencari sumber yang bisa dijadikan dana sama ada memotong dari tempat lain atau realokasi. Dengan melakukan penganggaran yang rinci segala pengeluaran dan masukan yang diterima perpustakaan akan sentiasa terkawal di awal tahun fiskal.

Direksi akan memiliki tanggung jawab atas anggaran secara keseluruhan, sementara kepala departemen atau manajer menengah lain mungkin mengawasi dana tertentu, atau kategori anggaran. Seorang manajer pengembangan koleksi memiliki tanggungjawab untuk dana akuisisi. Selain itu, tanggung jawab manajer anak-anak untuk dana pemrograman anak-anak, dll. Manajer menengah yang bertanggungjawab dalam mengelola anggaran juga perlu melaporkan segala jenis kegiatan yang menggunakan dana kepada atasannya.  

Jenis anggaran yang digunakan oleh perpustakaan meliputi:

·         Lump sum.

Anggaran lump-sum yaitu suatu dana yang diperoleh dari suatu yang tunggal atau indikasi khusus seperti bantuan sumbangan dari swasta.

·         Rumus.

Anggaran rumus mengalokasikan sumber daya sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

·         Line-item “pengeluaran”

Line-item merupakan metode anggaran yang paling umum digunakan di perpustakaan, line-item istirahat anggaran ke dalam beberapa kategori dan memberikan jumlah dolar untuk masing-masing kategori. Metode Line-Item memudahkan untuk membandingkan pengeluaran dalam kategori tertentu dari tahun ke tahun.

·         Kinerja.

Anggaran kinerja fokus pada biaya aktual dan bahan yang dihabiskan dalam untuk kegiatan atau program yang dilaksanakan dalam perpustakaan.

·         Program “fungsi”

Anggaran Program didasarkan pada tujuan organisasi. Mereka menghubungkan uang yang dihabiskan pada layanan atau program tertentu langsung ke tujuan organisasi yang menunjukkan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi setiap tujuan tersebut.

·         Berbasis nol.

Nol berbasis anggaranmerupakan  program dan layanan perpustakaan memperkirakan biaya dan manfaat untuk setiap  kegiatan yang diusulkan dan dianalisis untuk memenuhi tujuan perpustakaan.

Ketika mempersiapkan anggaran setiap tahun, dibutuhkan penyeimbangan pendapatan diantisipasi dengan proyeksi kebutuhan. Perubahan kebutuhan perpustakaan diproyeksikan untuk menambah atau mengurangi dana yang ada. Menyiapkan anggaran awal berdasarkan tahun lalu (dan tahun sebelumnya) nomor serta rencana tahun ini, dan kemudian mengumpulkan masukan dari kepala departemen dan pihak lain yang berkepentingan untuk membantu versi final. Dengan rincian tersebut mencerminkan pendanaan perpustakaan dan kebutuhan seakurat mungkin. Tergantung pada struktur perpustakaan, anggaran akhir mungkin membutuhkan persetujuan dewan atau yang dari otoritas yang lebih tinggi lagi. untuk dapat menjelaskan komponen-komponennya, dan untuk membenarkan alokasi yang diminta  diperlukan untuk melakukan hal pelaporan secara tertulis dan secara pribadi.

c.       Melakukan Lebih Tanpa Anggaran

Kurangnya dana negara terhadap dana yang dibutuhkan perpustakaan mengakibatkan lembaga perpustakaan itu sendiri harus mampu melakukan lebih tanpa anggaran yang  telah di  sediakan oleh pemerintah itu sendiri. Untuk memenuhi peningkatan permintaaan untuk layanan elektronil seperti jurnal akademik dan data base lainnya yang berbasis elektronik membutuhkan biaya yang mahal untuk memilikinya. Perpustakaan juga bersaing dengan dapertemen kelembagaan lainnya yang ada di lembaga itu sendiri. Pemasaran lembaga perpustakaan dnega membagi ide-ide dalam mendapatkan dana yang lebih contohnya saja membuat profosal kerja sama atau menerima donasi sebagai tambahan dana di perpustakaan.

d.      Pendapatan

Dalam hal pendanaan perpustakaan bersaing dengan dapertement dan lembaga penting lainnya. Maka dari itu perpustakaan harus mempunyai strategik agar dapat meningkatkan pendanaan. Dalam peningkatan pendanaan suatu lembaga perpustakaan membuat proposal dan memiliki pijakan dasar untuk mencari dukungan. Anda dapat membuat hal tersebut secara terus menerus sehingga Anda dapat mengumpulkan data statistik institusi lembaga perpustakaan untuk menunjukkan biaya, manfaat dan pelayanan yang ada di perpustakaan.

Selain pendanaan dari lembaga pemerintah perpustakaan juga dapat mengajukan hibah, sumbangan dan penggalangan dana  kepada ALA , karena ALA memiliki sejumlah sumber daya yang membantu perpustakaan mengajukan hibah dan melakukan kegiatan penggalangan dana lainnya. Mulai dengan memeriksa daftar ALA kita di asosiasi yang disponsori atau mensponsori hibah, yang dapat ditemukan di http://www.ala.org/ tempat kerja/ penghargaan. Asosiasi Perpustakaan Administrasi & Manajemen ALA (LAMA) juga mempertahankan  penggalangan dana dan keuangan. Bagian pengembangan dengan daftar dalam menemukan informasi lebih lanjut pada bagian ini di http://www.ala.org/ala/ lama / lamacommunity / lamacommittees / fundraisingb / fundrais ingfinancial.htm. Salah satu pendukung terbesar untuk membangun struktur pendanaan alternatif untuk perpustakaan.

e.       Penggalangan Dana

Untuk panduan ide-ide tentang penggalangan dana, bergabung penggalangan dana LAMA dan daftar e-mail lalu bergabung di comaintain direktori belanja online ( “The Shoppes Perpustakaan Lane,” di http://www.mitbc.org/library lane) dengan bergabung Anda dapat meningkatkan pelayanan perpustakaan.

Menjalin kerjasama antara perpustakaan satu dengan yang lain, untuk mengetahui informasi tentang perpustakaan lain kita dapat mengunjungi web http://www.folusa.org. Sebagai seorang direktur atau manager disuatu perpustakaan Anda perlu melakukan kerjasama dengan perpustakaan lain. Memanfaatkan energi pendukung perpustakaan dengan cara yang konstruktif bisa mendapatkan keuntungan perpustakaan moneter serta dapat menimbulkan dukungan masyarakat bagi institusi dengan advokasi untuk kedua politisi dan masyarakat umum.

f.       Referenda

Sebagai manajer perpustakaan atau direktur, Anda mungkin terlibat langsung dalam mengkoordinasikan kampanye referendum, atau bertanggung jawab untuk menangani konsultan atau untuk menyediakan Teman atau bantuan anggota dewan dalam upaya kampanye mereka. Proyek-proyek besar yang  mengharuskan Anda untuk mengembangkan anggaran modal yang mendukung aktivitas spesifik Anda. Anda harus menunjukkan kebutuhan untuk pengeluaran modal besar, memperkirakan biaya, dan bekerja untuk memperoleh pendanaan. Kemudian, Anda akan bertanggung jawab untuk menggunakan dana tersebut dengan cara yang disetujui; bangunan hibah dan dana yang disetujui.

g.      Hibah

Perpustakaan besar mungkin mempekerjakan pengembangan profesional yang bertanggung jawab untuk semua kegiatan hibah. Dalam lembaga yang lebih kecil, namun, direktur atau manajer sering mengambil hibah di samping tugas mereka yang lain. Ketika menulis sebuah aplikasi hibah,kita perlu memanggil seseorang yg terampil dalam berkomunikasi untuk melukis gambaran yang sangat jelas dari institusi kita, masyarakat, kebutuhan, dan penggunaan ditujukan untuk dana hibah.

Kita akan perlu untuk dapat menentukan jumlah pendanaan yang Anda inginkan, apa yang akan dihabiskan pada, dan manfaat khusus Program, layanan, atau peralatan ini akan membawa kepada institusi dan / atau masyarakat. Jika kita gagal untuk melakukannya, tidak peduli nilai proyek yang kita buat, proposal kita akan ditolak. Pikirkan tentang bagaimana cara menunjukkan bahwa perpustakaan cocok dengan pengambil keputusan lainnya, seperti CEO Anda, dewan sekolah, atau walikota Anda. Gunakan strategi yang sama untuk mencocokkan tujuan dari proyek yang diusulkan Anda dengan prioritas tubuh pemberian.

Hibah-menulis sumber meliputi:

·         ALA Big Book of Library hibahUang.Panduan dua tahunan ini adalah direktori besar yayasan dengan pola atau kepentingan dalam memberikan untuk perpustakaan.

·         Bill Becker “Perpustakaan Hibah Uang di Web: A Primer Sumber Daya,” Searcher November-Desember 2003: http://www.infotoday.com/searcher/nov03/becker.shtml  Daftar berbagai sumber daya dan menyarankan strategi untuk mereka gunakan.

·         Yayasan Pusat: http://fdncenter.org. Biaya bagian, bagian bebas, situs ini membantu dalam menemukan donor dan menyediakan tutorial dan informasi tentang cara terbaik untuk mengajukan hibah, serta link ke situs Web lain. Juga lihatcetak mereka Yayasandirektori dan Yayasan HibahIndex.• Perpustakaan HQ “Pembiayaan dan Sumber Hibah untuk Perpustakaan:” http://www.libraryhq.com/funding.html. Termasuk link ke artikel, situs Web, program kemitraan, beasiswa, yayasan, dan sumber daya menyarankan cetak.

·         Panduan nirlaba: http://www.npguides.org. Menyediakan aplikasi hibah sampel dan informasi pada jenis pertanyaan yang biasanya diminta dan materi yang biasanya diperlukan.

·         Menggunakan keterampilan komunikasi dan pemasaran Anda, serta pemahaman Anda tentang kebutuhan institusi Anda, untuk membuat hibah yang efektif dan menarik.

h.      Donasi

Perpustakaan mengumpulkan dana atau menerima sumbangan cukup besar untuk membentuk dana pribada. Inventasi di peprustakaan menggunakan bungan programa dan lanyanan tanpa menyentuh pemimpin perpustakaan . mencari donasi atau sumbangan para inventaris bagi perpustakaan itu sendiri.

i.        Kemitraan

Kemitraan adalah rekan kerja sama yang akan bersama sama dalam memberikan ide dan melakukan kemajuan perpustakaan.

j.        Biaya Jasa

Banyak pustakawan publik menolak  gagasan pengisian biaya pengguna, karena arus informasi yang bebas dan sumber daya sangat penting untuk prinsip-prinsip kepustakawanan publik. menunjukkan bahwa sebagian besar lembaga selalu dikenakan untuk setidaknya beberapa layanan (fotokopi, biaya keterlambatan), dan bahwa menambahkan biaya pemulihan biaya tambahan hanya  praktek sebelumnya. Perpustakaan perusahaan sering menggunakan biaya untuk layanan sebagai hal yang biasa, dan lembaga akademis biasanya memungut biaya untuk salinan, pelanggan , dan sebagainya.

Sebagai administrator atau kepala departemen, Anda mungkin terlibat dalam membuat biaya untuk layanan keputusan dalam institusi Anda sendiri. Jika biaya untuk akses bukan penduduk ke Internet? Jika Anda mengenakan biaya penyewaan video? Jika Anda mengenakan biaya untuk kelas atau program? Jika Anda membangun sebuah program sewa buku untuk penjual terbaik baru? Jika Anda memberikan layanan referensi berjenjang dan biaya bisnis lokal untuk penelitian yang lebih luas oleh pustakawan yang berpengalaman? Semua pilihan ini telah dibahas dan diimplementasikan di berbagai institusi.

k.      Membuat Kasus

Dalam membuat kasus untuk perpustakaan Anda dan terus (atau peningkatan) pendanaan, mengambil beberapa pelajaran dari dunia bisnis, di mana konsep Return On Investment (ROI) mengatur investasi. Telah banyak pembicaraan baru-baru ini tentang menjalankan perpustakaan seperti bisnis yang, dalam arti yang terbaik, berarti menekankan akuntabilitas dan efisiensi dalam semua operasi Anda. Ini juga berarti mampu memasarkan jasa dan  menunjukkan nilai mereka kepada orang-orang yang mengendalikan dana perpustakaan Anda.

Anda mampu melakukan iklan untuk perpustakaan Anda, bahkan jika hal ini tidak dalam deskripsi pekerjaan resmi atau jika Anda yakin bahwa dana / prioritas stabil sebelum Anda datang ke kapal. Lawrence A. D'Urso, Manager Layanan Dewasa, berbagai mengejutkan terbesar tentang posisi manajemen sebelumnya: “Saya harus membentuk identitas dan kredibilitas untuk proyek dan untuk diri sendiri dan saya salah satu orang staf dalam birokrasi sangat tegas dan tidak fleksibel. Saya  harus melakukan banyak berbicara, membujuk, mendengarkan, negosiasi, memohon, bersikeras, dan tidak hanya menggunakan semua  keterampilan interpersonal yang saya punya tapi belajar beberapa yang saya  tidak punya. Saya  tidak mengharapkan untuk  menjual dan mendapatkan penerimaan untuk proyek dalam organisasi yang menciptakan proyek . punya kejutan yang sama, tidak  Berapa banyak dari perjuangan konstan itu adalah untuk mendidik penyalur sumber daya tentang apa yang dilakukan perpustakaan , apa yang pustakawan lakukan, dan terutama nilai bahwa layanan perpustakaan menambahkan kepada lembaga, masyarakat, bangsa, dan terutama kehidupan dan karir dari klien

l.        Statistik dan kinerja tindakan perpustakaan.

Statistik dan ukuran kinerja muncul dalam bab ini karena perpustakaan dana (atau kurangnya dana) sering tergantung pada kinerja yang dirasakan . Hal ini berlaku apakah referendum gagal karena ketidakpuasan masyarakat dengan pelayanan yang ada, lembaga akademis memilih untuk menempatkan dana ke sumber daya komputer daripada gedung perpustakaan baru karena “semuanya secara online ,”. Anda tidak akan menemukan petunjuk rinci tentang pengumpulan data dan evaluasi di sini, melainkan gambaran tentang kegunaan statistik dan ukuran kinerja. Ada sejumlah sumber daya yang dapat membantu Anda memutuskan lebih spesifik apa yang harus dilacak dan bagaimana melakukannya.

Memahami angka-angka ini akan membantu Anda mengalokasikan sumber daya dan terlibat dalam perencanaan strategis. Anda tidak dapat bekerja secara efektif tanpa fakta yang akurat, angka, dan statistik tentang demografi perpustakaan Anda, tentang penggunaan sumber daya elektronik dan lainnya, tentang departemen atau alur kerja lembaga, atau tentang biaya individu jasa. Sadarilah bahwa sejumlah statistik ini dikumpulkan untuk Anda secara otomatis, dan memanfaatkan orang-orang yang dengan mudah Anda inginkan. Lihatlah laporan sistem sirkulasi otomatis Anda dapat menghasilkan, atau di laporan penggunaan database yang tersedia dari vendor sumber daya elektronik Anda.

Anda perlu menentukan baik apa yang harus melacak dan bagaimana menggunakan statistik ini untuk memberikan pemahaman tentang nilai lembaga untuk komunitas yang lebih besar atau organisasi. Anda juga  perlu  menerjemahkan data mentah, menyortir dan mengorganisir apa yang  paling relevan bagi Anda. Hal ini berlaku apakah Anda menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan Anda sendiri atau untuk mempengaruhi orang-orang. Ketika memberikan informasi statistik untuk pengambil keputusan , pastikan untuk menerjemahkan bahan ini ke dalam istilah yang masuk akal bagi mereka. Minimalkan penggunaan jargon perpustakaan; menunjukkan mengapa ukuran tertentu penting dan berguna; menyadari kecenderungan statistik untuk menyederhanakan dan tidak bergantung sepenuhnya pada nomor baku.

Lihatlah ukuran statistik tradisional Anda untuk memastikan bahwa mereka masih mencerminkan realitas perpustakaan Anda saat ini. Bagian dari menyesuaikan diri dengan mengubah meliputi pengukuran yang berubah statistik. Ini termasuk akses dan penggunaan  angka sirkulasi, atau ketersediaan sebagai lawan kepemilikan. Beberapa perpustakaan dimaksudkan untuk menghasilkan keuntungan, sehingga Anda  perlu dalam situasi ini untuk mengelola angka-angka. Ini melibatkan biaya untuk menyediakan layanan (termasuk gaji, fasilitas, dan akses ke database elektronik), dan mencari proyeksi pendapatan dari layanan yang Anda pungut(termasuk pencarian database dan pembuatan laporan). Bahkan jika Anda tidak niat untuk menghasilkan keuntungan, menunjukkan nilai Anda ke lembaga atau komunitas adalah penting untuk semua jenis perpustakaan. Juga menggunakan statistik umum ketika membuat kasus Anda. Studi secara konsisten menunjukkan, misalnya, bahwa perpustakaan sekolah yang baik terkait dengan nilai tes ditingkatkan. Apa media center sekolah tidak dapat menggunakan berita ini untuk berdebat untuk pendanaan?

Sebuah latar belakang perpustakaan sangat berguna dalam membuat angka, anggaran, dan statistik. Tanpa pemahaman tentang cara perpustakaan bekerja dan kemampuan untuk menerjemahkan data ke dalam arti, ini tetap hanya nomor. Jangan biarkan angka atau statistik mengintimidasi Anda; hanya melihat mereka dalam hal apa yang Anda dan perpustakaan Anda sudah lakukan .

III.             Keunggulan Buku

a.       Keterkaitan antar Bab

Didalam buku ini keterkaitan antar bab sangat berkaitan karena dalam buku ini judul antar bab saling berhubungan.

b.      Kemutakhiran isi buku

Setiap bab membagi bagiannya sesuai dengan judul bab tersebut serta memaparkan isi yang sesuai dengan pembahasan dan memberikan situs-situs yang berhubungan dengan isi buku.

IV.             Kelemahan Buku

a.       Keterkaitan antar Bab

Bahasa yang di gunakan menggunakan bahasa internasional yang terlalu baku sehingga sulit di mengerti.

b.      Kemutakhiran isi buku

Kurangnya pemaparan contoh terhadap bab yang di bahas. Contohnya saja hanya memberikan situs pencarian dalam isi buku yang di bahas.

V.                Implikasi terhadap :

a.      Teori/Konsep

Konsep dalam penegelolaan dana perpustakaan yang  menggunakan GASB ( singkatan Governmental Accounting Standards Board, sebuah lembaga independen nirlaba yang mengeluarkan untuk palporan keuangan pemerintah. Dapat membantu bagaimana peraturan dalam pembuatan dana anggaran yang telah di dpaat.

b.      Program pembangunan di Indonesia

Calon manajer perpustakaan harus mampu membuat anggaran dana di perpustakaannya sendiri tanpa meminta bantuan orang lain. Karena seorang manajer harus memiliki kemampuan akutansi dan memiliki jiwa yang murni dalam melakukan kegiatan anggaran dana yang digunakan untuk pembangunan peepustakaan.

c.       Analisis mahasiswa (posisi kritis mahasiswa)

Sebagai mahasiswa calon pustakawan harus mampu mempersiapkan dirinya dalam menerima tanggung jawab sebagai manjer keuangan dalam lembaga perpustakaan yang bukan hanya memiliki kemapuan dalam akutasi keuangan namun juga memiliki jiwa murni yang dapat mengelolah dana dengan baik dan benar yang berguna untuk tujuan perpustakaan itu sendiri

VI.             Kesimpulan Dan Saran

Judul buku ini membahas tentang pengaturan dana yang di miliki perpustakaan. Yang harus memiliki kemapuan akutansi, membuat anggaran yang baik dan benar, memilki ide-ide yang baik dalam melakukan pencarian dana yang lebih untuk perpustakaan.

Daftar Pustaka

Gordon, Rachel  Singer, 2004 . The Accidental Library Manage. Amerika Serikat : United state Amerika Serikat.