M.Reza
Rokan
Doing More With Less
Melakukan Lagi dengan
kekurangan
Menyusut anggaran negara, reaksi terhadap kenaikan pajak properti,
perusahaan ikat pinggang, dan ekonomi yang goyah semua berarti bahwa
perpustakaan dan pusat informasi di milenium baru cenderung menghadapi
tantangan untuk memenuhi peningkatan permintaan untuk layanan-dari akses untuk
database elektronik mahal dan jurnal akademik, untuk bahan non-Inggris, ke
pusat-pusat pekerjaan rumah dan program afterschool, untuk umum-akses terminal
internet dan pelatihan-pada saat yang sama bahwa dana mereka sedang disayat.
Perpustakaan akademik bersaing untuk pendanaan dengan departemen kelembagaan
lainnya; perpustakaan umum bersaing untuk mereka dengan layanan lokal lainnya;
perpustakaan perusahaan bersaing dengan departemen perusahaan lain dan persepsi
yang membutuhkan informasi sekarang tersedia secara online di setiap desktop
yang. Bahkan jika anggaran tahunan Anda tetap sama, naik gaji, bahan biaya, dan
meningkatkan terelakkan lainnya berarti bahwa bahkan tingkat yang konsisten
pendanaan akan gagal untuk mengimbangi biaya tanpa pemotongan di suatu tempat.
Bab 10 berbicara tentang pemasaran lembaga pendidikan Anda, dan bagian berikut
tentang ide-ide untuk mendapatkan lebih banyak dana untuk perpustakaan Anda.
Dalam beberapa kasus, kami juga dapat mengambil halaman dari langkah-langkah
pengetatan ikat pinggang perusahaan dan bekerja di perampingan beberapa program
dan layanan kami sendiri. Lihatlah di mana staf mungkin menduplikasi satu upaya
orang lain, atau di mana layanan, program, atau koleksi menerima kurang digunakan.
Beberapa pengelola perpustakaan menggagalkan pada menerapkan
“melakukan lebih banyak dengan sedikit filsafat.” Manajer dicatat bahwa, jika
mereka terus menyediakan layanan yang sama dengan dana berkurang, atau membuat
luka hanya di tempat-tempat yang paling terlihat untuk pelanggan mereka, mereka
berada di beberapa cara mendukung argumen bahwa tingkat asli dari dana tidak
pernah benar-benar diperlukan. Selanjutnya, menyediakan layanan yang sama
dengan staf yang lebih sedikit atau sumber daya membentang karyawan Anda dan
tidak sedikit bagi moral. Strategi alternatif adalah untuk menargetkan
pemotongan di mana mereka akan mempengaruhi orang-orang yang memiliki kontrol
atas dana perpustakaan Anda, atau mereka yang cenderung mengeluh paling keras.
Teori di sini adalah bahwa berkurang layanan akan mengilhami orang untuk
meningkatkan pendanaan; Argumen adalah bahwa orang akan segan untuk
meningkatkan dukungan mereka dari lembaga yang gagal untuk memenuhi kebutuhan
mereka.
Hati-hati di mana Anda memilih untuk memotong, dan pastikan untuk
melihat jangka panjang. Jika Anda memutuskan untuk membeli peralatan komputer
murah untuk menghemat uang yang dapat digunakan untuk pemrograman saat ini,
misalnya, ia akan memecah cepat atau membutuhkan perawatan lebih berkelanjutan,
mengemudi perbaikan dan pemeliharaan biaya di masa depan? Jika Anda mengikuti
langkah Seattle Public Library ini menutup pintu untuk beberapa minggu setiap
tahun, akan pelanggan Anda kehilangan jantung atau mencari alternatif? Pikirkan
tentang biaya dalam hal seluruh kehidupan item atau program.
Tugas Anda sebagai manajer perpustakaan melibatkan balancing dan
pendanaan bersaing prioritas. Pada zaman anggaran sulit, seseorang harus
memutuskan di mana untuk memotong, bagaimana untuk terus memberikan layanan
terbaik, dan bagaimana menemukan cara untuk memberikan layanan yang lebih
efisien. Melakukan lebih banyak dengan sedikit dapat berarti bahwa Anda secara
pribadi harus membuat pilihan sulit tentang realokasi sumber daya yang langka
dan memprioritaskan program dan layanan perpustakaan. Kadang-kadang, Anda hanya
harus mendamaikan diri Anda untuk melakukan kurang dengan kurang. Anda juga
akan perlu untuk dapat menganalisis tabungan yang sebenarnya dari luka yang
diusulkan dan untuk membandingkan ini untuk kesenjangan pendanaan Anda.
Anda akan lebih mampu menyesuaikan diri dengan perubahan dalam
pendanaan perpustakaan jika Anda menjadi berpengalaman dalam memproyeksikan
kemungkinan pendapatan institusi Anda. Pemotongan harus jarang datang sebagai
kejutan. Ini adalah salah satu alasan untuk membina hubungan politik dan
masyarakat, sehingga Anda disimpan dalam lingkaran pada pendanaan komunitas
Anda, lembaga, atau lebih besar organisasi dan kekurangan yang diproyeksikan.
Tahu siapa yang membuat keputusan pendanaan tentang perpustakaan Anda.
Raudatul
husna
Budgeting
Penganggaran
Pada dasarnya, anggaran memperkirakan biaya berbagai kegiatan
perpustakaan selama periode waktu tertentu (biasanya satu tahun). Anggaran
mengalokasikan sumber daya perpustakaan menuju tujuan perpustakaan, meletakkan
rencana belanja Anda untuk tahun berikutnya. Setelah anggaran ditetapkan, Anda
akan bertanggung jawab untuk tinggal di dalam pedoman. Sebagian besar dari
anggaran operasional perpustakaan Anda sudah dapat “dikunci di.” Gaji,
misalnya, akan tetap relatif konstan atau meningkat secara konsisten sampai
anggota staf meninggalkan (atau dirampingkan), dan biaya seperti pemanasan dan
pendinginan ditentukan terutama oleh fasilitas Anda konstruksi dan pola cuaca
lokal. Anda mungkin juga dibatasi oleh aturan serikat, ketentuan abadi, atau
dengan kota atau persyaratan belanja institusional. Namun, ini masih
menyisakan banyak sumber
daya yang Anda akan perlu untuk mengalokasikan seadil-adilnya, memastikan bahwa
perpustakaan melayani semua konstituennya secara efektif. (Hal ini mencakup
staf perpustakaan!) Kaitkan anggaran Anda untuk rencana strategis perpustakaan
Anda (lihat Bab 8), sebagai tujuan dan sasaran yang digariskan perlu didanai.
Perencanaan strategis juga memungkinkan Anda untuk memodifikasi anggaran Anda
untuk memenuhi perubahan keadaan, daripada membangun hanya pada apa
perpustakaan Anda yang telah dilakukan di masa lalu.
Perpustakaan yang lebih besar dapat menggunakan petugas anggaran
yang memikul tanggung jawab utama untuk anggaran keseluruhan lembaga. Bagian
dari tugas Anda sebagai semua jenis pengelola perpustakaan, meskipun,
kemungkinan akan mencakup bekerja dengan anggaran-yang meliputi membuat
keputusan pembelian yang paling cocok dana yang tersedia dan kebutuhan
perpustakaan. Ini juga akan mencakup anggaran untuk program-program baru,
layanan, dan peralatan, berdasarkan dana yang tersedia. Jika Anda tidak
memiliki dana untuk memulai layanan baru, tugas Anda termasuk melihat di mana
dana dapat ditemukan, memotong dari tempat lain, atau realokasi. Ini akan
mencakup memastikan bahwa perpustakaan Anda atau departemen individu mengelola
uang mereka, dan bahwa mereka tidak mengeluarkan semua dana mereka di awal
tahun fiskal.
Direksi akan memiliki tanggung jawab atas anggaran secara
keseluruhan, sementara kepala departemen atau manajer menengah lain mungkin
mengawasi dana tertentu, atau kategori anggaran. Seorang manajer pengembangan
koleksi, misalnya, akan memiliki tanggung jawab untuk dana akuisisi, tanggung
jawab manajer anak-anak untuk dana pemrograman anak-anak, dll Hal ini juga
memberikan praktek manajer menengah dalam mengelola anggaran, harus mereka akhirnya
pindah ke posisi manajemen atas.
Jenis anggaran yang digunakan oleh perpustakaan meliputi:
·
Lump sum. Dalam anggaran lump-sum, Anda menerima jumlah benjolan
tunggal dengan sedikit indikasi khusus untuk bagaimana harus dikeluarkan;
sering ada sedikit hubungan dengan tujuan sebenarnya dari perpustakaan Anda
atau departemen. Ini memberi Anda peluang besar dalam pengeluaran, tetapi
sedikit petunjuk untuk melakukannya.
·
Rumus. Anggaran rumus mengalokasikan sumber daya sesuai dengan
standar yang telah ditentukan. Anggaran formula A perguruan tinggi, misalnya,
mungkin mengalokasikan 10 persen dari total anggaran sekolah ke perpustakaan.
Anggaran formula A perpustakaan besar ini mungkin mengalokasikan sejumlah
pelayanan publik anggota staf per masing-masing 1.000 anggota masyarakat
dilayani.
·
Line-item (kadang-kadang disebut “pengeluaran”). Metode anggaran
yang paling umum digunakan di perpustakaan, line-item istirahat anggaran ke
dalam beberapa kategori dan memberikan jumlah dolar untuk masing-masing
kategori. (Garis Pengeluaran dapat mencakup gaji, bahan cetak, peralatan
komputer, dan sebagainya, sedangkan garis pendapatan dapat termasuk pajak,
denda, biaya menyalin, dan sebagainya.) Metode LineItem memudahkan untuk
membandingkan pengeluaran dalam kategori tertentu dari tahun ke tahun, tetapi
Anda harus berhati-hati untuk memastikan bahwa garis mencerminkan penggunaan
aktual dari dana sebagai keadaan berubah.
·
Kinerja. Anggaran kinerja memecah oleh departemen, dan fokus pada
biaya aktual waktu staf dan bahan yang dihabiskan dalam melaksanakan fungsi
masing-masing departemen.
·
Program (kadang-kadang disebut “fungsi”). Anggaran Program
didasarkan pada tujuan organisasi. Mereka menghubungkan uang yang dihabiskan
pada layanan atau program tertentu langsung ke tujuan organisasi, menunjukkan
sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi setiap tujuan tersebut. Ini termasuk
waktu staf, bahan, dan sebagainya menghabiskan dalam melaksanakan setiap
program. Anggaran Program memecah layanan perpustakaan ke dalam program
penting, istirahat masing-masing turun lebih lanjut ke dalam kegiatan yang
lebih spesifik, kemudian menentukan layanan yang termasuk dalam setiap
kegiatan. Sebagai contoh, perpustakaan departemen layanan teknis mungkin
terurai menjadi kegiatan yang luas katalogisasi dan akuisisi, kemudian
istirahat katalogisasi ke katalog asli dan copy, kemudian istirahat katalog
asli ke dalam buku, majalah, video, CD-ROM, dan sebagainya. Kegiatan dan jasa
berdasarkan peringkat pentingnya, dan biaya ditetapkan untuk masing-masing,
untuk membantu dalam menentukan anggaran mereka. Hal ini memungkinkan Anda
lebih tepat melihat bagaimana uang dikeluarkan untuk program dan layanan
tertentu. Anda juga dapat melihat metode alternatif untuk melaksanakan setiap
tujuan, dan memutuskan mana yang akan menjadi alternatif yang paling hemat
biaya.
·
Berbasis nol. Nol berbasis anggaran, bukan mulai dari berapa
banyak uang perpustakaan memiliki, mulai dari program dan layanan perpustakaan
ingin menawarkan dan memperkirakan biaya dan manfaat untuk setiap. Kemudian,
setiap kegiatan yang diusulkan dianalisis dalam hal apa yang akan dibutuhkan
untuk melaksanakannya dan apakah perlu untuk memenuhi tujuan lembaga,
mengharuskan setiap dibenarkan. Program kemudian diprioritaskan, dan dana yang
dialokasikan dalam rangka peringkat sampai uang habis. Nol berbasis
penganggaran tidak selalu merupakan proses tahunan, namun dapat berguna secara
teratur dalam menentukan layanan inti institusi Anda dan memungkinkan Anda
untuk menyingkirkan orang-orang yang tidak lagi memenuhi kebutuhan masyarakat.
Ini adalah alat yang sangat berguna ketika dana perpustakaan telah dipotong,
membantu Anda menentukan di mana untuk membuat pemotongan yang diperlukan dalam
program dan layanan.
Anggaran ini dapat tumpang tindih; perpustakaan mungkin, misalnya,
penggunaan line-item budgeting dan kemudian melakukan latihan nol berbasis pada
kesempatan. Sebuah perpustakaan mungkin menerima anggaran lump-sum, dan Anda
sebagai direktur kemudian bertanggung jawab untuk mengubah ini menjadi anggaran
line-item yang dapat hadir ke forum Anda untuk persetujuan. Anggaran dapat
mengikuti tahun kalender, atau perpustakaan Anda mungkin memiliki tahun fiskal
otherwisedefined (dari 1 Juli-30 Juni misalnya).
Pengelola perpustakaan umumnya akan menemukan bahwa gaji staf dan
manfaat mengambil mayoritas pengeluaran, sering terjadi setinggi 60 persen.
Anda akan perlu untuk menyeimbangkan kebutuhan untuk mengkompensasi staf cukup
dengan kebutuhan untuk menyeimbangkan anggaran dan memotong biaya.
Kebanyakan perpustakaan menggunakan beberapa bentuk anggaran
line-item. Contoh item luas yang dapat dimasukkan dalam anggaran line-item
termasuk staf, bahan, fasilitas, sumber daya elektronik, teknologi, bahan dan
perlengkapan, dan pemrograman. Masing-masing dapat lebih subcategorized,
tergantung pada ukuran dan kebutuhan institusi Anda. Garis anggaran untuk staf,
misalnya, dapat mencakup gaji, tunjangan, dan pelatihan. Garis Staf dapat
dipecah menjadi staf profesional, staf administrasi, dan staf pemeliharaan,
atau ke dalam berbagai kategori lain, tergantung pada organisasi dan kebutuhan institusi
Anda.
Anggaran dapat dibagi lagi oleh departemen, yang memungkinkan
pengawas dari berbagai bagian perpustakaan memiliki pengetahuan lebih tentang
dan kontrol atas anggaran mereka dan memberikan administrasi gambaran yang
lebih akurat dari pengeluaran. Anggaran line-item akan dipecah menjadi beberapa
item tertentu yang masuk ke dalam kategori-kategori yang lebih luas. Jika
anggaran Anda tidak secara resmi dipecah lebih lanjut, Anda dapat membuat
spreadsheet untuk Anda gunakan sendiri yang selanjutnya membagi kategori. Jika
kategori tertentu secara konsisten melebihi dana mereka dianggarkan, mungkin
sudah saatnya baik untuk meninjau kembali anggaran secara keseluruhan untuk
mengalokasikan dana, atau untuk mengekang pengeluaran di daerah tertentu. Sadarilah
juga bahwa, seharusnya keadaan berubah pertengahan tahun, Anda mungkin perlu
untuk pergi sebelum papan atau tubuh pendanaan lain untuk memindahkan uang dari
satu kategori utama dari anggaran yang lain.
Sebagai manajer baru, Anda mungkin akan terkejut oleh berapa
banyak anggaran Anda sudah terkunci di-atau betapa sedikit uang yang Anda
benar-benar telah meninggalkan untuk bekerja dengan. Uang yang sudah terkunci
dalam dikenal sebagai dana nondiscretionary: yaitu, Anda tidak memiliki
keleluasaan untuk memilih apa yang harus dilakukan dengan dana tersebut.
Tagihan listrik harus dibayar, gaji harus dibayar, iuran konsorsium Anda harus
dibayar. Dana nondiscretionary Anda umumnya dihabiskan untuk item biaya tetap,
mereka yang pola pengeluaran tetap relatif konstan. Anda (dan / atau anggota
manajemen lainnya) akan membuat keputusan pengeluaran mengenai dana
diskresioner perpustakaan: yaitu, Anda memiliki keleluasaan untuk memilih
tempat untuk menghabiskan dana antara berbagai program, layanan, dan bahan. Ini
adalah item biaya variabel, yang Anda memiliki kontrol lebih atas pengeluaran.
Anda dapat mencoba untuk menyeimbangkan anggaran dengan mengurangi atau
mengubah pola belanja perpustakaan, misalnya, dengan membeli buku lebih sedikit
dari tahun lalu atau dengan beralih jobbers untuk mendapatkan diskon yang lebih
baik.
Sebagai direktur baru, Anda mungkin berada dalam posisi yang tidak
nyaman perlu untuk menyelesaikan kekacauan anggaran yang ditinggalkan oleh
pendahulunya Anda. Salah satu responden survei manajer terkejut oleh kejutan
anggaran awal nya, berbagi: “Saya punya banyak untuk 'membersihkan' ketika saya
pertama kali tiba di sini. Butuh waktu hampir dua tahun (dan terus bertambah)
untuk mendapatkan sesuatu agar dengan anggaran, papan, personil, koleksi, gedung,
dll papan itu agak kurang informasi tentang anggaran, jadi kejutan terbesar
saya adalah bahwa mereka mengatakan kepada saya mereka punya uang selama
wawancara, dan kemudian hari pertama saya saya harus memotong sekitar $ 30.000
dari anggaran!”Anda juga mungkin dalam situasi di mana serial harga, premi
asuransi kesehatan, atau item tertentu lainnya meningkat jauh lebih cepat
daripada biaya inflasi, membutuhkan Anda untuk menemukan cara-cara untuk
meningkatkan pendapatan tambahan atau untuk membuat pemotongan ini atau lainnya
daerah. Standar negara mungkin juga mempengaruhi cara di mana Anda dapat
mengalokasikan anggaran di perpustakaan umum atau sekolah. Perpustakaan yang
gagal mematuhi risiko standar kehilangan dana negara dan kelayakan untuk hibah,
jadi hati-hati untuk mematuhi yang berlaku untuk institusi Anda.
Dalam beberapa perpustakaan khusus, biaya layanan perpustakaan
khusus mungkin dibebankan kembali ke departemen meminta atau proyek, secara
efektif keluar dari beberapa anggaran. Anda mungkin terlibat dalam menetapkan
suku biaya-kembali ini, dalam hal ini, Anda perlu menetapkan berbagai biaya
yang terlibat dalam transaksi apapun. Biaya ini dapat mencakup apa saja dari
waktu yang dihabiskan oleh anggota staf yang bekerja pada permintaan khusus, untuk
biaya langsung pinjaman antar, fotokopi, dan / atau biaya basis data, dengan
biaya tidak langsung dari ruang perpustakaan menempati. Dalam beberapa situasi,
biaya biaya-kembali kemudian diteruskan ke klien tertentu; pada orang lain,
biaya yang diserap oleh departemen, bagian, atau proyek internal.
Ketika mempersiapkan anggaran setiap tahun, Anda perlu
menyeimbangkan pendapatan diantisipasi dengan proyeksi kebutuhan. Sebagai
sutradara, membahas perubahan kebutuhan perpustakaan Anda dengan departemen
kepala Anda dan menggunakan masukan mereka ketika bekerja di luar anggaran Anda
secara keseluruhan. Lihatlah apakah penghasilan Anda secara keseluruhan
diproyeksikan untuk menambah atau mengurangi, dan dengan persentase apa.
Menyiapkan anggaran awal berdasarkan tahun lalu (dan tahun sebelumnya) nomor
serta rencana tahun ini, dan kemudian mengumpulkan masukan dari kepala
departemen dan pihak lain yang berkepentingan untuk membantu versi final
mencerminkan pendanaan perpustakaan Anda dan kebutuhan seakurat mungkin.
Tergantung pada struktur perpustakaan Anda, anggaran akhir mungkin membutuhkan
persetujuan dewan atau yang dari otoritas yang lebih tinggi lagi. Bagian dari
tanggung jawab Anda sebagai sutradara, maka, akan menyajikan anggaran untuk
forum Anda, untuk dapat jelas menjelaskan komponen-komponennya, dan untuk
membenarkan alokasi yang diminta tertentu. Anda akan perlu untuk dapat
melakukan hal ini baik secara tertulis dan secara pribadi.
Biarkan diri Anda waktu yang cukup untuk proses anggaran, termasuk
waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan masukan, mendapatkan statistik, dan
mendapatkan persetujuan. Buat timeline anggaran untuk membimbing diri melalui
proses. Hal ini akan menjadi lebih mudah setiap tahun, karena Anda mendapatkan
lebih baik menangani apa yang terlibat.
Nadia
Sifa Daulay
Getting More
Dalam sebuah lingkungan
di mana perpustakaan dipandang sebagai bersaing untuk pendanaan terhadap
sejumlah lembaga penting lainnya dan departemen, bisa sulit untuk berdebat
untuk kita adil. Ada sejumlah strategi, namun, untuk membantu Anda mendapatkan
bagian lebih besar dari kue pendanaan. Menggalang dukungan untuk peningkatan
pendanaan adalah proses yang berkelanjutan. Anda pasti akan ditolak jika Anda
hanya keluar untuk membuat argumen Anda pada saat anggaran; meletakkan dasar
untuk dukungan perpustakaan secara terus menerus. Anda dapat membantu
menyebabkan Anda dengan mengumpulkan statistik yang tepat dan nomor tentang
komunitas Anda dan institusi Anda (dijelaskan pada bagian selanjutnya).
Pikirkan cara-cara untuk menunjukkan biaya dan manfaat dari layanan
perpustakaan Anda benar.
Dalam beberapa kasus,
Anda dapat beralih ke sumber luar pendanaan, seperti hibah, sumbangan, dan
penggalangan dana. ALA memiliki sejumlah sumber daya yang membantu perpustakaan
mengajukan hibah dan melakukan kegiatan penggalangan dana lainnya. Mulai dengan
memeriksa daftar ALA sendiri asosiasi yang disponsori atau mensponsori hibah,
yang dapat ditemukan di http://www.ala.org/ tempat kerja/
penghargaan. Asosiasi Perpustakaan Administrasi & Manajemen ALA (LAMA) juga
mempertahankan penggalangan dana dankeuangan
bagianpengembangandengan
daftar diskusi terkait dimoderatori; menemukan informasi lebih lanjut pada
bagian ini di http://www.ala.org/ala/ lama / lamacommunity /
lamacommittees / fundraisingb / fundrais
ingfinancial.htm. Salah
satu pendukung terbesar untuk membangun struktur pendanaan alternatif untuk
perpustakaan, Steve Coffman, membuat presentasi secara teratur tentang masalah
ini. Lihat PowerPoint untuk satu diskusi panel di http://www.infotoday.com/il2003/presentations (di bawah Selasa Sore
Session). Lihat orang lain di WebJunction.org dengan melakukan pencarian untuk
“dana alternatif.”
Fundraising
Penggalangan Dana
Untuk panduan dan
ide-ide tentang penggalangan dana, bergabung penggalangan dana LAMA dan daftar
e-mail pembangunan seksi. Beberapa perpustakaan telah melihat ke cara-cara baru
dan inovatif dari penggalangan dana. Aliansi Perpustakaan System (Illinois) dan
pertengahan Illinois Berbicara Pusat Book, misalnya, comaintain direktori
belanja online ( “The Shoppes Perpustakaan Lane,” di http://www.mitbc.org/library lane), dengan hasil
mendukung peningkatan layanan dan beasiswa MLS. Selalu siap untuk membandingkan
biaya menjalankan setiap kegiatan penggalangan dana dengan apa yang Anda berdiri
untuk membuat. Misalnya, jika Anda menjual kalender liburan yang menampilkan
foto-foto sejarah kota Anda dari koleksi perpustakaan, Anda akan perlu mencari
biaya per unit produksi, reproduksi, dan menjual kalender ini (termasuk waktu
staf). Mengetahui biaya impas Anda, memperkirakan berapa banyak unit yang anda
akan dapat menjual, dan kemudian harga kalender Anda dengan tepat.
Teman dari kelompok
Perpustakaan mengumpulkan uang untuk perpustakaan umum dalam berbagai cara,
dari kegiatan di rumah seperti toko hadiah, bar kopi, dan penjualan buku, untuk
acara-acara seperti berjalan-a-thons dan kampanye menelepon. Jika perpustakaan
umum Anda tidak memiliki sekelompok teman, mempertimbangkan mulai satu; jika
kelompok kecil dan hampir mati, mempertimbangkan bagaimana Anda dapat membantu
reenergize itu. Mencari anggota Friends antara pendukung perpustakaan vokal,
pengguna perpustakaan biasa, kelompok perpustakaan biasa, dan
sebagainya.Kunjungi
http://www.folusa.org untuk informasi lebih lanjut. Sebagai direktur atau
manajer, Anda dapat berfungsi sebagai penghubung perpustakaan untuk kelompok
Friends. Memanfaatkan energi pendukung perpustakaan dengan cara yang
konstruktif bisa mendapatkan keuntungan perpustakaan moneter. Selain itu, para
pendukung dapat menimbulkan dukungan masyarakat bagi institusi Anda dengan
advokasi untuk kedua politisi dan masyarakat umum.
Kelompok Teman Anda
dapat mendaftar sebagai 501 (c) (3) organisasi bebas pajak, yang menciptakan
persyaratan khusus untuk kampanye dan penggalangan dana; Pengacara perpustakaan
Anda harus dapat memberikan
bimbingan sini.
Referenda
PerpustakaanUmum
menghadapi prospek hampir-tak terelakkan dari kampanye untuk referendum di
beberapa titik, seperti kebutuhan dana atau komunitas mengubah atau ketika
sebuah proyek gedung baru menekan.
Berkampanye untuk
referendum melibatkan lebih dari memastikan bahwa ukuran Anda muncul pada
pemungutan suara pada saat pemilu. Anda yang sedang berlangsung publisitas dan
pemasaran usaha-dan budaya baik layanan pelanggan-pekerjaan untuk membangun
landasan untuk sukses jauh sebelum referendum yang pernah diperlukan.
Sebagai manajer
perpustakaan atau direktur, Anda mungkin terlibat langsung dalam
mengkoordinasikan kampanye referendum, atau bertanggung jawab untuk menangani
konsultan atau untuk menyediakan Teman dan / atau bantuan anggota dewan dalam
upaya kampanye mereka. Proyek-proyek pakai besar juga mengharuskan Anda untuk
mengembangkan anggaran modal yang mendukung aktivitas spesifik Anda. Anda harus
menunjukkan kebutuhan untuk pengeluaran modal besar, memperkirakan biaya, dan
bekerja untuk memperoleh pendanaan. Kemudian, Anda akan bertanggung jawab untuk
menggunakan dana tersebut dengan cara yang disetujui; bangunan hibah dan dana
yang disetujui sering datang dengan string.
Sarida
Mora Lubis
Grants
Hibah
Ketika melihat ke dalam
mengamankan dana hibah untuk perpustakaan Anda, menyadari bahwa tubuh pemberian
sering memberikan hibah yang cocok, yang masih memerlukan perpustakaan Anda
untuk memasok sebagian (biasanya setengah) dari pendanaan untuk proyek
tertentu. Sebagai bukti tambahan dari komitmen Anda, beberapa juga akan ingin
melihat bagaimana institusi Anda akan terus mendanai program atau layanan
setelah periode hibah berakhir. Peringatan ini, ditambah kurangnya jaminan
pendanaan di masa depan, membuat hibah kurang sempurna
pengganti untuk pendanaan
berkelanjutan. Hibah sering suplemen yang baik untuk pendanaan berkelanjutan
Anda. Badan Pemberian termasuk perpustakaan negara, ALA, IMLS, individu,
yayasan swasta, negara bagian dan dewan humaniora lokal, perusahaan besar, dan
organisasi lokal.
Sadarilah bahwa
memperoleh hibah sukses dan signifikan dapat memberikan tubuh pendanaan biasa
kesan bahwa dukungan mereka kurang diperlukan daripada di masa lalu. Ini adalah
kurang dari sebuah isu jika Anda menggunakan hibah untuk proyek-proyek satu
kali yang membutuhkan dana tambahan, seperti penggantian peralatan atau
bangunan proyek, bukan untuk biaya berkelanjutan seperti dana operasi umum atau
gaji. Jelaskan bahwa hibah uang mendanai program-program tambahan dan bahwa hal
itu tidak menggantikan dukungan yang berkelanjutan dari lembaga donor
tradisional. Memahami bahwa Anda akan perlu faktor dalam waktu staf dan biaya
tersembunyi lainnya. Misalnya, jika Anda menerima hibah untuk membeli buku-buku
tentang subjek tertentu, Anda akan perlu faktor dalam waktu staf yang
dibutuhkan untuk memproses dan katalog barang-barang ekstra. Jika Anda menerima
hibah untuk peralatan komputer, Anda akan perlu faktor dalam waktu staf yang
dibutuhkan untuk menginstal dan memelihara peralatan yang.
Perpustakaan besar
mungkin mempekerjakan pengembangan profesional yang bertanggung jawab untuk
semua kegiatan hibah-cari. Dalam lembaga yang lebih kecil, namun, direktur atau
manajer sering mengambil hibah-menulis di samping tugas mereka yang lain.
Ketika menulis sebuah aplikasi hibah, Anda perlu memanggil semua keterampilan
komunikasi Anda untuk melukis gambaran yang sangat jelas dari institusi Anda,
masyarakat, kebutuhan, dan penggunaan ditujukan untuk dana hibah. Anda akan
perlu untuk dapat menentukan jumlah pendanaan yang Anda inginkan, apa yang akan
dihabiskan pada, dan manfaat khusus Program, layanan, atau peralatan ini akan
membawa kepada institusi dan / atau masyarakat. Ikuti panduan hibah untuk surat
itu. Jika Anda gagal untuk melakukannya, tidak peduli nilai proyek Anda, proposal
Anda akan ditolak. Pikirkan tentang bagaimana Anda telah menunjukkan bahwa
perpustakaan gol cocok dengan pengambil keputusan lainnya, seperti CEO Anda,
dewan sekolah, atau walikota Anda. Gunakan strategi yang sama untuk mencocokkan
tujuan dari proyek yang diusulkan Anda dengan prioritas tubuh pemberian.
Hibah-menulis sumber
meliputi:
·
ALA Big Book of Library hibahUang.Panduan
dua tahunan ini adalah direktori besar yayasan dengan pola atau kepentingan
dalam memberikan untuk perpustakaan.
·
Bill Becker “Perpustakaan Hibah Uang di
Web: A Primer Sumber Daya,” Searcher November-Desember 2003: http://www.infotoday.com/searcher/nov03/becker.shtml Daftar berbagai
sumber daya dan menyarankan strategi untuk mereka gunakan.
·
Yayasan Pusat: http://fdncenter.org. Biaya bagian, bagian
bebas, situs ini membantu dalam menemukan donor dan menyediakan tutorial dan
informasi tentang cara terbaik untuk mengajukan hibah, serta link ke situs Web
lain. Juga lihatcetak mereka Yayasandirektori dan Yayasan HibahIndex.•
Perpustakaan HQ “Pembiayaan dan Sumber Hibah untuk Perpustakaan:” http://www.libraryhq.com/funding.html. Termasuk link ke
artikel, situs Web, program kemitraan, beasiswa, yayasan, dan sumber daya
menyarankan cetak.
·
Panduan nirlaba: http://www.npguides.org. Menyediakan aplikasi hibah
sampel dan informasi pada jenis pertanyaan yang biasanya diminta dan materi
yang biasanya diperlukan.
Menggunakan keterampilan
komunikasi dan pemasaran Anda, serta pemahaman Anda tentang kebutuhan institusi
Anda, untuk membuat aplikasi hibah yang efektif dan menarik.
Donations
Ide meminta sumbangan
paling berlaku untuk umum, sekolah, dan perpustakaan akademik. Sumbangan sering
terbaik digunakan untuk pembelian satu kali, bukan untuk program atau layanan
yang sedang berlangsung. Pikirkan tentang bagaimana cara terbaik untuk meminta
dan memanfaatkan sumbangan dari komunitas Anda. Apakah Anda memiliki daftar
tunggu untuk terminal Internet publik Anda? Lihat apakah dewan bisnis lokal
atau chamber of commerce mungkin bersedia untuk menyumbangkan sebuah stasiun
baru, dan menempatkan tanda dekat terminal berterima kasih kepada mereka atas
kemurahan hati mereka. Perlu memperluas koleksi berkala Anda? Mulai
“menyumbangkan langganan” program dan memungkinkan individu untuk mensponsori
majalah pilihan mereka. Ini
macampermohonan akan
mudah jika Anda sudah melakukan dasar dalam membangun hubungan yang
berkelanjutan baik dengan komunitas Anda di masa lalu; jika Anda telah
melakukan hal-hal untuk komunitas Anda, mungkin menyambut kesempatan untuk
memberikan sesuatu kembali kepada Anda.
Beberapa perpustakaan
menggunakan metode kreatif meminta sumbangan untuk menebus kekurangan anggaran;
Oakland Perpustakaan Umum, misalnya, digunakan “wishlist” fungsi Amazon.com
untuk membuat daftar buku mereka bisa menggunakan, dan mengundang orang untuk
menyumbangkan salinan. Program mereka melepas ketika disebutkan pada log web
populer.
Beberapa perpustakaan
dapat mengumpulkan dana atau menerima sumbangan cukup besar untuk membentuk
dana abadi. Sebuah endowment besar dapat diinvestasikan sehingga perpustakaan
Anda dapat menggunakan bunga uang untuk mendanai program dan layanan tanpa
menyentuh kepala sekolah. Sebagai direktur perpustakaan, Anda akan bertanggung
jawab untuk mengawasi investasi dana abadi, dengan tujuan menciptakan aliran pendapatan
bagi perpustakaan dan memungkinkan untuk memberikan layanan tambahan atau
khusus. Anda akan perlu untuk mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk
menafsirkan berbagai laporan keuangan dan bahan yang terkait dengan investasi
Anda. Wakaf yang didirikan oleh donor tunggal mungkin memiliki batasan
bagaimana dana dapat dikeluarkan. Anda juga ingin memastikan bahwa wakaf dana
bukan merupakan bagian dari anggaran “normal” Anda, karena ini akan
memungkinkan tubuh dana Anda untuk menghapus beberapa
dana rutin.
Anda juga dapat memulai
sebuah program yang solicits sumbangan dan memupuk potensi donor-lain digunakan
untuk keterampilan komunikasi Anda. Meminta sumbangan mengharuskan Anda juga
membuat program mengakui hadiah dan dana perpustakaan menerima. Bersedia untuk
memberikan pengakuan untuk donor apapun, baik dalam bentuk sebuah nama pemilik
buku mencatat bahwa volume tertentu adalah hadiah untuk mengenang salah satu
anggota komunitas Anda, atau plak mencatat bahwa donor sangat murah hati telah
dikaruniai ruang tertentu atau bagian.
Partnerships
Kemitraan
Pertimbangkan menyiapkan
beberapa program bersama dengan lembaga lain untuk berbagi biaya dan manfaat
dari program ini. Untuk perpustakaan umum, ini feed langsung ke ide
perpustakaan sebagai penting dalam revitalisasi masyarakat. Kemitraan ini dapat
sangat membantu ketika melamar hibah, sebagai pemberian badan sering ingin melihat
kerjasama masyarakat. Anda dapat bekerja dengan sekolah-sekolah lokal untuk
mendirikan pusat pekerjaan rumah setelah sekolah, misalnya, atau untuk
mendirikan sebuah program di mana Anda memutar kotak bahan populer melalui
kelas mereka. Anda dapat bekerja dengan organisasi masyarakat Rotary atau
lainnya untuk mendirikan program keaksaraan, mungkin hosting dan
mempublikasikannya di institusi Anda sementara Rotary solicits tutor relawan.
Pikirkan tentang cara di mana Anda dapat bermitra dengan berbagai kelompok
dalam komunitas Anda sendiri atau lembaga yang lebih besar.
Serli
sahmina
Fee for Service
Biaya Jasa
Banyak pustakawan publik
menolak pada gagasan pengisian biaya pengguna, karena arus informasi yang bebas
dan sumber daya sangat penting untuk prinsip-prinsip kepustakawanan publik.
Lain menunjukkan bahwa sebagian besar lembaga selalu dikenakan untuk setidaknya
beberapa layanan (fotokopi, biaya keterlambatan), dan bahwa menambahkan biaya
pemulihan biaya tambahan hanya meluas praktek sebelumnya. Perpustakaan
perusahaan sering menggunakan biaya untuk layanan sebagai hal yang biasa, dan
lembaga akademis biasanya memungut biaya untuk salinan, pelanggan
nonaffiliated, dan sebagainya.
Sebagai administrator
atau kepala departemen, Anda mungkin terlibat dalam membuat biaya-untuk-layanan
keputusan dalam institusi Anda sendiri. Jika Anda biaya untuk akses bukan
penduduk ke Internet? Jika Anda mengenakan biaya penyewaan video? Jika Anda
mengenakan biaya untuk kelas atau program? Jika Anda membangun sebuah program
sewa buku untuk penjual terbaik baru? Jika Anda memberikan layanan referensi
berjenjang dan biaya bisnis lokal untuk penelitian yang lebih luas oleh
pustakawan yang berpengalaman? Semua pilihan ini telah dibahas dan
diimplementasikan di berbagai institusi.
Making Your Case
Membuat Kasus Anda
Dalam membuat kasus untuk perpustakaan Anda dan terus (atau
peningkatan) pendanaan, mengambil beberapa pelajaran dari dunia bisnis, di mana
konsep Return On Investment (ROI) mengatur investasi. Telah ada banyak pembicaraan
baru-baru ini tentang menjalankan perpustakaan lebih seperti bisnis-yang, dalam
arti yang terbaik, berarti menekankan akuntabilitas dan efisiensi dalam semua
operasi Anda. Ini juga berarti mampu memasarkan jasa dan untuk menunjukkan
nilai mereka kepada orang-orang yang mengendalikan dana perpustakaan Anda.
(Lihat lebih lanjut tentang pemasaran, PR, dan advokasi dalam Bab 10.) Sebagai
Edward B. Stear menulis tentang perpustakaan perusahaan: “Jadi apa artinya ini
dalam dunia bisnis? Singkatnya, tidak pernah berhubungan proyek Anda dengan Anda.
kebutuhan Berhubungan proyek Anda untuk manajemen atau perusahaan
manfaat menggunakan istilah bisnis manajemen mengerti. Pastikan
manfaat yang nyata.
Pastikan mereka nyata. Pastikan mereka memberikan nilai yang berarti bagi
perusahaan.”3 Tips ini berlaku untuk semua jenis perpustakaan. Fokus pada
orang-orang di organisasi atau komunitas dengan kekuatan untuk mempengaruhi
anggaran perpustakaan Anda dan posisi politik. Berusaha untuk belajar apa yang
penting bagi mereka, dan menargetkan pesan Anda untuk kepentingan dan kebutuhan
mereka. Garis besar bagaimana perpustakaan program, kepemilikan, dan layanan
mendukung proyek-proyek dan misi mereka.
Marylaine Blok menguraikan beberapa saran yang fantastis untuk
menunjukkan orang-orang-terutama mereka yang mengontrol funds- perpustakaan
Anda bagaimana dolar mereka menghabiskan. Her poin-poin untuk perpustakaan umum
meliputi item seperti: “X dolar untuk lisensi sejumlah X dari database yang
menyediakan akses online dari rumah atau kantor untuk artikel dalam ribuan
majalah, koran, dan buku referensi; Dolar X untuk pustakawan profesional yang
tahun ini telah menjawab sejumlah X pertanyaan, melalui telepon, e-mail,
chatting, dan secara pribadi ... “4 Bahkan jika Anda berada di lingkungan
nirlaba, dapat menunjukkan investor-dalam hal ini, wajib pajak -The laba atas
investasi mereka. Kesehatan anggaran dan kemampuan Anda terus memberikan
layanan berkualitas tinggi membutuhkan advokasi untuk institusi Anda dan
menunjukkan dampak dari layanannya.
Anda akan harus mampu melakukan advokasi untuk perpustakaan Anda,
bahkan jika hal ini tidak dalam deskripsi pekerjaan resmi atau jika Anda yakin
bahwa dana / prioritas stabil sebelum Anda datang ke kapal. Lawrence A. D'Urso,
Manager Layanan Dewasa, Mount Prospect Perpustakaan Umum, Illinois, berbagi
mengejutkan terbesar tentang posisi manajemen sebelumnya: “Saya harus membentuk
identitas dan kredibilitas untuk proyek dan untuk diri sendiri dan saya salah
satu orang staf dalam birokrasi sangat tegas dan tidak fleksibel. Aku harus
melakukan banyak berbicara, membujuk, mendengarkan, negosiasi, memohon,
bersikeras, dan tidak hanya menggunakan semua apa keterampilan interpersonal
yang saya punya tapi belajar beberapa aku tidak punya. Aku tidak mengharapkan
untuk harus menjual dan mendapatkan penerimaan untuk proyek dalam organisasi
yang menciptakan proyek untuk memulai. Itu adalah waktu yang menarik “responden
survei manajer lainmengharapkan:“.
punya kejutan yang sama,
tidak Berapa banyak dari perjuangan konstan itu adalah untuk mendidik
penyalur sumber daya tentang apa perpustakaan lakukan, apa yang pustakawan
lakukan, dan terutama nilai bahwa layanan perpustakaan menambahkan kepada
lembaga, masyarakat, bangsa, dan terutama kehidupan dan karir dari klien
Statistics
and Performance Measures
”Statistik dan kinerja
tindakanperpustakaan.
Statistik dan ukuran
kinerja muncul dalam bab ini karena perpustakaan Anda dana (atau kurangnya
dana) sering akan tergantung pada kinerja yang dirasakan . Hal ini berlaku
apakah referendum gagal karena ketidakpuasan masyarakat dengan pelayanan yang
ada, lembaga akademis memilih untuk menempatkan dana ke sumber daya komputer
daripada gedung perpustakaan baru karena “semuanya secara online sekarang
juga,” atau sebuah perusahaan defunds pusat penelitian karena dirasakan
kurangnya nilai perusahaan. (Temukan lebih lanjut tentang pemasaran
perpustakaan Anda dan layanannya dalam Bab 10.) Anda tidak akan menemukan
petunjuk rinci tentang pengumpulan data dan evaluasi
di sini, melainkan
gambaran tentang kegunaan statistik dan ukuran kinerja. Ada sejumlah sumber
daya yang dapat membantu Anda memutuskan lebih spesifik apa yang harus melacak
dan bagaimana melakukannya.
Memahami angka-angka ini
juga akan membantu Anda mengalokasikan sumber daya dan terlibat dalam
perencanaan strategis. (Lihat lebih lanjut tentang ini dalam Bab 8.) Anda tidak
dapat bekerja secara efektif tanpa fakta yang akurat, angka, dan
statistik-tentang demografi perpustakaan Anda, tentang penggunaan sumber daya
elektronik dan lainnya, tentang departemen atau alur kerja lembaga, atau
tentang biaya individu jasa. Sadarilah bahwa sejumlah statistik ini dikumpulkan
untuk Anda secara otomatis, dan memanfaatkan orang-orang yang dengan mudah Anda
inginkan. Lihatlah laporan sistem sirkulasi otomatis Anda dapat menghasilkan,
atau di laporan penggunaan database yang tersedia dari vendor sumber daya
elektronik Anda.
Anda akan perlu untuk
menentukan baik apa yang harus melacak dan bagaimana menggunakan statistik ini
untuk memberikan pemahaman tentang nilai lembaga untuk komunitas yang lebih
besar atau organisasi. Anda juga akan perlu untuk menerjemahkan data mentah,
menyortir dan mengorganisir apa yang akan paling relevan bagi Anda. Hal ini
berlaku apakah Anda menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan Anda
sendiri atau untuk mempengaruhi orang-orang dari Anda “lebih tinggi-up.” Ketika
memberikan informasi statistik untuk pengambil keputusan nonlibrary, pastikan
untuk menerjemahkan bahan ini ke dalam istilah yang masuk akal bagi mereka.
Minimalkan penggunaan jargon perpustakaan; menunjukkan mengapa ukuran tertentu
penting dan berguna; menyadari kecenderungan statistik untuk menyederhanakan
dan tidak bergantung sepenuhnya pada nomor baku.
Lihatlah ukuran
statistik tradisional Anda untuk memastikan bahwa mereka masih mencerminkan
realitas perpustakaan Anda saat ini. Bagian dari menyesuaikan diri dengan
mengubah meliputi pengukuran yang berubah statistik. Ini termasuk akses dan
penggunaan vs angka sirkulasi, atau ketersediaan sebagai lawan kepemilikan.
Beberapa perpustakaan dimaksudkan untuk menghasilkan keuntungan, sehingga Anda
akan perlu dalam situasi ini untuk mengelola angka-angka juga. Ini melibatkan
mencari biaya untuk menyediakan layanan (termasuk gaji, fasilitas, dan akses ke
database elektronik), dan mencari proyeksi pendapatan dari layanan yang Anda
pungutan yang (termasuk pencarian database dan pembuatan laporan). Bahkan jika
tidak niat Anda untuk menghasilkan keuntungan, menunjukkan nilai Anda ke
lembaga atau komunitas adalah penting untuk semua jenis perpustakaan. Juga
menggunakan statistik umum ketika membuat kasus Anda. Studi secara konsisten
menunjukkan, misalnya, bahwa perpustakaan sekolah yang baik terkait dengan
nilai tes ditingkatkan. Apa media center sekolah tidak dapat menggunakan berita
ini untuk berdebat untuk pendanaan?
Sebuah latar belakang
perpustakaan sangat berguna dalam membuat rasa ini angka, anggaran, dan
statistik. Tanpa pemahaman tentang cara perpustakaan bekerja dan kemampuan
untuk menerjemahkan data ke dalam arti, ini tetap hanya nomor. Jangan biarkan
angka atau statistik mengintimidasi Anda; hanya melihat mereka dalam hal apa
yang Anda dan perpustakaan Anda sudah lakukan dan di mana Anda ingin pergi dari
sini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar